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知ってトクする、働く女性の時間管理術

本屋さんや文房具店では、かなりのスペースを使ってカレンダーやスケジュール帳、ダイアリーを売りだしています。
最近はスマホで管理している方も多いようですが、皆さんはスケジュール管理、どうしていますか?
スケジュール管理と一言で言っても、そのイメージは人それぞれ。
人との面談の約束、会議の予定、友人との会食の予定、通院の記録など、アポイントメントに関する備忘録がスケジュール管理と考える方もいれば、
To Do リストも含め、人との約束だけでなく、自分がすることまでもスケジュールとして管理していく、という方もいるでしょう。
仕事とプライベートを充実させるには、限りある時間をどう使うか、が重要なポイント。
今回は単純なスケジュール管理という視点ではなく、自分の時間をコントロールする「時間管理」というやや広い概念をテーマに、働く女性の観点で考えてみたいと思います。

時間管理は計画力

仕事には必ず納期や期限があります。わたしたちは常に「いつまでに」ということを意識して仕事をしていますよね。
そして、単に「間に合わせる」だけでなく、仕事には一定の質も求められます。
つまり、「いつまでに」「どんなレベルで」ということを意識して仕事をしています。
そこには本人のスキルや優先順位などが複雑に影響しあっているはずです。
もちろん、スキルは経験とともに磨かれ、新入社員だった頃には数日かかっていた仕事も、今では一日あれば難なくこなせるという成長があるはずです。と同時に求められる成果のレベルも上がっているでしょう。
以前、時間管理に関する研修に参加した際、業務上の時間管理に関する流れについて学びました。概要はこんな感じです。

  1. ゴール設定を明確にする
    期限と求められる質も含め、ゴールを明確にします。
  2. タスクを洗い出す
    必要なタスクを細分化して洗い出します。
  3. 各タスクの所要時間を見積もる
    各タスクにかかる作業時間を割り出します。
  4. タスクごとにスケジュールをたてる
    優先順位を明確にして、各タスクのスケジュールをたてます。
  5. タスクスケジュールに合わせて実行する
    スケジュールができれば、あとは業務を遂行するのみです。
  6. 調整する
    実際に作業が開始されると、思いの外時間がかかったり、また逆に進行が予定より早かったり、当初予定したスケジュール通りに進まないことがあります。
    そこであらためて、ゴールと優先順位を確認して、見積もりと結果の違いを検証して、スケジュールを微調整していきます。

各タスクのスケジュールができれば、あとは黙々と作業をこなすだけ。何をやろう? なんて迷うことはなくなります。だからこそ、計画を立てることが大切なのです。
仕事をしていて、一番もったいないのはダラダラ時間とグズグズ時間です。
仕事を任されたのはいいけれど、何から手をつけたらいいかわからない、とグズグズ考えている間にどんどん時間は過ぎてしまいます。自分の行動を管理するには、しっかりとした計画が必要なのです。
細かいスケジュールに落としこむ計画力こそ、時間管理術の真骨頂なのかも。
この研修を受けて以来、仕事の大小に関わらず、業務を進める上でこの流れを意識しています。

計画をたてるに当たっては、ITツールを有効活用することも大切。今は様々なアプリが出ていますので、それらを活用するのも一考ですね。
一度たてたスケジュールも微調整が必要になりますし、進捗管理にもそのようなツールは便利です。

時間管理は行動管理

仕事単位のスケジュール(ゴール設定〜タスク管理〜スケジュール管理)ができたら、その他の業務と合わせて、自分個人のスケジュールに落とし込んでいきます。家族の予定などプライベートのスケジュールとの調整も重要です。
いくら頑張ってスケジュールをたてても、実行出来なければ意味がありません。無理なスケジュールは自分の首をしめるだけです。
ここには行動管理という視点が必要になるかもしれません。自身の実力を知って、無理のないスケジュールをたてることが基本です。
スケジュールができたら、あとは迷わず実行。とは言っても、決めた通りに事が進まないのは世の常。突発的な仕事が入ったり、体調を崩したり、想定外の事態が発生する可能性は大いにありますし、気分がのらないこともあるでしょう。
進行が停滞した時は、多少スケジュールを変えても、簡単で小さなタスクを着実にこなして、小さな達成感を積み重ねていくことがモチベーション維持にもつながることも。
余裕があれば翌日の分もこなしておく、とか、当日分の作業が終わらなかったら翌日頑張る、とか、自分の裁量で調整できる範囲であれば臨機応変に対応することも大切です。
特に長期のプロジェクトなどでは、時折、気分転換の時間をスケジュールに入れることも自身のモチベーション管理には有効かもしれませんね。

実行可能な計画をたてる力、計画どおりに実行する力、この2つが時間管理術のポイントのようです。
独自の時間管理術で有名な女性企業家が、プライベートを含めて、自分にアポイントメントを入れるということが、無駄な時間を無くして効率よく時間を使うコツ、と話していたのを記憶しています。自分の時間割のようなものでしょうか。
わたし達働く女性は、家庭の事も考えて時間管理する必要があります。
限られた時間でよりよい成果を出すためには、しっかりと時間管理=行動管理するということですね。
時間管理に関する書籍やセミナーはたくさんあります。
年が改まる前にいろいろな情報を集めて、ご自身の時間について考える時間を作りませんか?
時は金なりと言います。
限られた時間を有効に使って、仕事もプライベートも充実させましょう。

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