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仕事のきほん デキる女のメール術

新年度といえば、新入社員ですよね。
今年はどんな新人さんが入ってくるのでしょうか?
同じ部署に配属される可能性もありますね。
もしかしたら育成担当になるかも。
先輩として恥ずかしい思いをしたくはないし、いろいろと教えなくちゃいけない立場です。
新年度を目前に、ビジネスマナーのあれこれを、ちゃんとおさらいしようと思い調べてみました。
インターネット上にはビジネスマナーに関するサイトが多数。
服装、挨拶、言葉遣い、メールなど様々なシーンでのマナーについて解説しています。
入社8年にもなるのに、知らないことがあったり、おろそかにしていることがあったりで、調べただけでかなり刺激になりました。
そんな中で一番勉強になったのが、メールのマナー。
顧客や取引先はもちろん、社内での連絡もほぼメールで行われているのに、実は見よう見真似で書いていました。
意外と誰も教えてくれないのがメールの書き方なのかも。
メールを見れば、その人の知性や実力がわかりますよね。
今さらだけど、新人が配属されるまでに、正しいメールの書き方をおさらいしておきませんか?

メールの基本

短い文章で簡潔に書く、これがメールの基本。
メールは熟読させるものではないので、必要な情報が相手に伝わりやすい書き方をしなければいけません。
そのためのテクニックは次のとおり。
・2〜5行くらい毎に1行空行を入れる
・文節や句読点で改行して、単語は2行にまたがらないようにする
・読点を増やす
・見出しに記号(■、◯など)を使ってメリハリをつける

確かにパソコンの画面で長文を読むのは大変なので、報告書などの長い文章はメールに直接書くのはご法度。
実は添付文書もNGで、プリントアウトしたものを渡すほうがマナー上は良しとされているようです。
ペーパーレス化の推進もあり、添付文書には何の抵抗もありませんでしたが、得意先や社内でも役員への報告には、こういった配慮も必要かもしれませんね。
メールに添付する場合は、添付ファイルの概要を簡潔にメールに記しておくことが最低限のマナーであることも忘れずに。

会議やセミナーの案内の場合は、記号と見出しを上手く使ったり、伝えるべきことがわかりやすいように区切りの罫線を使ったりすると、読み手も情報が目にとまりやすいですね。
他にも改めて気をつけたいポイントがいくつかありましたので、まとめてみました。

メールの宛名

意外と省略しちゃってるのが、この「宛名」。
名前だけで済ませていませんか?
いつもやり取りしている相手だと、おろそかになりがち。
宛名をしっかり書くことは、相手に敬意を払うことにもなりますし、迷惑メールや間違いメールに混同されることもなくなりますね。
・必ず一行目に相手の会社名、部署名、氏名の順に記載する
  例:◯◯株式会社
    営業部
    山田太郎様
・役職がある場合は氏名の前に役職を付ける
  例:◯◯株式会社
    営業部
    部長 山田太郎様
・複数名に同時送信する場合は「各位」をつける
  例:◯◯株式会社
    営業部各位

メールの件名

毎日のように大量に送られて来るメール。
すべてを開いて内容チェックする時間がない場合は、まずは差出人と件名で優先順位をつけようとしますよね。
その意味でも件名はとても大切。次のことを念頭におきましょう。
・件名だけで、ある程度メールの内容がわかるように記載する
・長過ぎると受信した際に後ろが切れてしまう可能性があるので、20字程度にまとめることを心掛ける
・緊急性が高い場合は【】を利用する 例;【重要】セミナー開催場所の変更

メールのCC機能

CC(カーボン・コピー)機能はご存知の通り、メインの送信相手以外の人に同じメールを同時に送る機能です。
CCには参考までに見ておいてほしい、情報を共有しておいてほしい、と思う相手を記載します。
顧客や取引先にメールを送る際に、上司をCCに入れておけば、経過をリアルタイムに知ってもらえます。
これはとても便利な機能で、皆さんも活用されていると思います。
ただ、便利だからといって安易に使うと、関係者以外にメールアドレスを公開してしまう、といううっかりミスを招きやすいので注意が必要です。
多くの人に同時配信したい場合は、BCC(ブラインド・カーボン・コピー)機能を使いましょう。
BCCで送れば、送信相手を隠したまま複数の相手にメールを送信できますよね。その時の宛先は自分にしておくと、受信者同士はお互いのメールアドレスを知ることはありません。

今や友人との連絡もメールやラインで済ませますので、メールでのやり取りには何の抵抗もありません。
電話と違って相手の状況をあまり気にせず送信することができますし、文書で残っていると行き違いも起こりにくく、ビジネスを円滑に進めるには大変便利なツールです。
ビジネスには欠かせないものだからこそ、失礼のない文面でマナーを守り、仕事の良き武器として上手く扱いたいものです。
簡潔で要領よく書かれたメールを見ると、「この人デキるな〜」と感心しますよね。
新人さん達にもそう思われるように、この機会にメールのスキルをブラッシュアップしておきましょう。

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